Reclamações sobre reuniões são constantes no mundo corporativo. Muitos reclamam que é tempo perdido, ou que o tempo poderia ser melhor aproveitado. Ainda há quem fique descontente com esta prática devido a cobrança de alcance de metas individuais.
Sempre há alternativas para tornar a reunião mais produtiva, menos cansativa e menos tediosa como o estabelecimento de uma agenda clara, reuniões em pé, entre outras. Todavia uma melhora realmente impactante exige mudanças mais aprofundadas e sistêmicas, uma vez que as reuniões afetam a produtividade das pessoas e sua colaboração durante a reunião.
Há quem defenda as reuniões como um “mal necessário”. Não há dúvidas que reuniões são essenciais para um ambiente colaborativo, criativo e que permita inovações contudo, reuniões envolvem custos para a empresa de modo geral. Uma reunião tira tempo dos indivíduos. Se cada um tem uma meta para alcançar e estão sempre em reuniões, como a meta será alcançada?
Porém é possível mudar a maneira como equipe e empresas abordam as reuniões e as empresas se beneficiam quando se esforçam para transformar reuniões em algo realmente produtivo para todos. Para isso basta verificar com cada indivíduo como as reuniões os afetam. Com os dados coletados, analise-os e de o feedback para todos os participantes. Discutir os pontos levantados no feedback é essencial para traçar novos rumos e, a partir daqui, tudo corre como um plano: estabeleça objetivos que sejam relevantes para a empresa e para os indivíduos; defina indicadores e monitore o progresso dos planos escritos para cada objetivo estabelecido. Periodicamente reunir os participantes das reuniões e fazer um balanço de determinado período vai definir novas forma de fazer reuniões mais produtivas em que todos ganhem, empresa e indivíduo.
Pense como a tecnologia pode ajudar sua empresa nos momentos de reunião. Com o uso quase integral de aplicativos de mensagem, as reuniões podem ser reduzidas. Por outro lado as decisões advindas das reuniões podem ser mais demoradas, devido ao tempo que cada indivíduo demora para ler/ouvir uma mensagem e responde-la.
Para um aprofundamento do tema sugiro a leitura do artigo Chega de Reuniões Inúteis, publicado neste link.
Wilciney Villan – CRA-SC 26.947 – mestre em desenvolvimento socioeconômico, administrador, sócio na Strategyinc – Strategy, Innovation and Competitiveness Consulting Business e professor universitário.
