Ser gestor de um negócio não é uma tarefa fácil, são vários os processos para manter a organização estrutural. Por isso, esses profissionais priorizam o uso de algumas ferramentas facilitadoras.
É o caso do organograma, um recurso visual que pode otimizar o dia a dia dentro da empresa e trazer melhorias para todos os colaboradores. Para descobrir o que é, a sua importância e como fazer esse documento, confira nosso conteúdo abaixo.
O que é um organograma?
O organograma se refere a uma ferramenta de gestão que detalha toda a estrutura de uma empresa. Trata-se da representação gráfica da organização que faz com que os processos internos funcionem.
Ou seja, nesse documento é exibido todos cargos executados, equipes formadas, colaboradores ativos, assim como a função desempenhada por cada um e a hierarquia de trabalho entre eles.
Embora o organograma possa parecer confuso para quem nunca o utilizou, com as ferramentas modernas é possível deixá-lo prático e dinâmico para que a leitura seja de fácil compreensão.
Para que serve o organograma?
As representações gráficas tem como objetivo tornar a visualização de informações mais claras e também mais organizadas. No caso do organograma não é diferente, a ideia é detalhar as estruturas da empresa de forma que todos estejam alinhados.
Basicamente, ele serve como um auxílio na gestão de pessoas e projetos. Oferece a visualização ampla de cada pessoa envolvida e do papel de cada uma dentro do ambiente de trabalho.
Além disso, é uma ferramenta poderosa na identificação de problemas e na criação de melhorias para os colaboradores. Seu uso ajuda na relação interna entre os membros de uma equipe, servindo também como um documento de consulta.
Passo a passo para fazer um organograma
Para aprender como fazer um organograma que vai servir para organizar e gerenciar melhor os processos dentro de sua empresa, confira abaixo o passo a passo que preparamos com as etapas que não podem faltar.
Mapeamento de cargos e funções
A primeira coisa a se fazer para criar um organograma eficiente é mapear todos os cargos existentes na empresa, assim como quais são as equipes de trabalho e a função desempenhada por cada um dos colaboradores presentes.
Para que nada passe despercebido, é importante fazer uma pesquisa interna e, se necessário, conversar com os funcionários para entender quais são as suas atuais responsabilidades. E então elaborar uma lista completa.
Esse processo pode ser otimizado de forma muito mais prática e rápida por meio de ferramentas online, como os formulários. Assim, pode enviar de uma vez só o link para todos preencherem.
Identificação das hierarquias
Depois do mapeamento pronto, é hora de identificar uma por uma quais são as hierarquias dentro da empresa. Essa etapa é extremamente essencial para garantir o funcionamento pleno de todos os processos.
Ter conhecimento dessas informações ajuda também a estruturar melhor o organograma. Pois dá melhor noção da logística e da dinâmica que fazem a empresa no dia a dia.
Além disso, fazer essa identificação pode contribuir para descobrir pontos de falhas no gerenciamento de pessoas. Por exemplo, processos que não estão seguindo a lógica hierárquica e, por isso, apresentam falhas.
Seleção do modelo ideal
Existem diferentes tipos de organogramas e a dica é conhecer bem cada um deles para descobrir qual melhor se encaixa com o seu objetivo de criação, assim como qual combina com o perfil da sua empresa.
Cada organograma coloca uma informação como principal, alguns focam nos cargos estipulados, outros nas funções desempenhadas pelos colaboradores, outros chamam a atenção para a hierarquia e assim por diante.
Então, já que este documento facilita a compreensão das informações, defina para que você deseja usar essa ferramenta. Pense qual parte do processo está precisando de uma melhor estruturação.
Escolha da plataforma
Coletadas todas as informações e definido tudo o que precisa ser, o próximo passo é de fato começar a produção do organograma. São várias as plataformas que permitem a criação desse documento, algumas mais simples e outras mais elaboradas.
Logo, a decisão de qual plataforma online usar para fazer organograma é sua escolha. Afinal, depende do quão detalhado deseja que seja o arquivo, assim como o grau de complexidade da estrutura descrita.
Para os modelos mais simples, pode utilizar ferramentas como o Powerpoint ou o Word, mas para os projetos mais elaborados, a dica é investir em plataformas específicas para fluxogramas.
Validação e apresentação do organograma
Por fim, com o organograma pronto em mãos, a recomendação é validar todas as informações ali contidas com os colaboradores da empresa. Certificando-se de que os cargos, funções e hierarquias estão corretas.
Confirmados os dados, a última etapa é a mais importante: apresentar o documento para toda a equipe. O seu objetivo é melhorar a organização interna, a comunicação e a gestão de processos, por isso deve ser visto por todos.
Para exibir o organograma, o gestor pode optar por imprimir e fixar no mural. Designs criativos são ótimos para atrair a atenção, mas também enviar uma cópia do arquivo por e-mail para cada um dos envolvidos.
Agora você já sabe quais são os principais passos para elaborar um organograma. Lembre-se de mantê-lo sempre atualizado com as mudanças que ocorrem dentro da estrutura da empresa!
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